Wer sich um eine Aufnahme bewirbt, nennt uns mindestens drei Referenzkunden, und wir rufen sie persönlich an. Dahinter liegt ein offengelegtes Raster: sechs Dimensionen mit festen Gewichtungen, zusammen 100 Prozent. Ein Platz in diesem Register ist nicht käuflich. Weder eine Zahlung noch eine Anzeige verschiebt eine dieser Gewichtungen um einen einzigen Prozentpunkt.
Sechs Dimensionen und ihre Gewichtung
Wir bewerten jeden Anbieter entlang von sechs Dimensionen: Fachkompetenz, Prozessqualität, Kommunikation, Kundenreferenzen, Integrität und Konsistenz. Fachkompetenz und Kundenreferenzen wiegen je 25 Prozent, Prozessqualität 20 Prozent, Kommunikation 15 Prozent, Integrität 10 Prozent und Konsistenz 5 Prozent. Dasselbe Raster gilt für alle Branchen, von der Arztpraxis bis zum Team, das Penetrationstests durchführt. Wir vergeben die Gewichtung nicht pro Branche neu, weil sonst kein Vergleich zwischen zwei Listungen mehr möglich wäre. Jeder Bewerber kennt sie vor dem Erstgespräch.
Die Gewichtungen sind nicht verhandelbar und für jeden Anbieter identisch. Bei zwei Dimensionen betreiben wir deutlich mehr Aufwand als bei den übrigen vier, weil Fachkompetenz und Kundenreferenzen zusammen 50 Prozent der Bewertung ausmachen.
| Dimension | Was den Ausschlag gibt | Gewichtung |
|---|---|---|
| Fachkompetenz | Titel, Zertifikate, belegte Projekte | 25% |
| Kundenreferenzen | Auskunft von mindestens drei Kunden | 25% |
| Prozessqualität | Methodik, Meilensteine, Qualitätssicherung | 20% |
| Kommunikation | Reaktionszeit, Klarheit, eingehaltene Zusagen | 15% |
| Integrität | offengelegte Preise, Grenzen, Fehler | 10% |
| Konsistenz | stabile Qualität über mehrere Projekte | 5% |
| Gesamt | 100% |
Wer in fünf Dimensionen hoch liegt und in der sechsten durchfällt, wird nicht aufgenommen. Eine schwache Einzeldimension gleichen wir bei uns nicht mit einer starken Gesamtsumme aus. Das gilt auch für die 5 Prozent bei der Konsistenz, die kleinste der sechs Gewichtungen.
Welche Nachweise verlangen wir bei Fachkompetenz und Prozess?
Bei der Fachkompetenz prüfen wir vier Dinge. Zuerst die formalen Qualifikationen, also Abschlüsse, Zertifikate und Verbandsmitgliedschaften. Dann die belegbare Erfahrung in Portfolio, Referenzen und ausgearbeiteten Fallbeschreibungen. Dazu die Spezialisierung, also den Ausschnitt des Fachs, den ein Anbieter wirklich beherrscht, und die Aktualität des Wissens, ablesbar an Weiterbildungen und Publikationen. Welche Nachweise zählen, hängt von der Branche ab.
In der Medizin sind es FMH-Titel, dokumentierte Spezialisierungen und die Ausstattung der Praxis. In der Cybersecurity fragen wir nach CREST, OSCP und ISO 27001. Im Bau und in der Sanierung nach der SUVA-Anerkennung und den einschlägigen Zertifizierungen. In Design und Digital zählt das Portfolio mit nachprüfbaren Projekterfolgen, weil dort keine Titelordnung existiert, die diese Arbeit ersetzen würde.
Beansprucht ein Anbieter mehrere Felder gleichzeitig, prüfen wir jedes einzeln und rechnen das schwächste mit ein. Ein Zertifikat, das älter ist als die Technik, auf die es sich bezieht, wiegt bei uns wenig.
Prozessqualität prüfen wir an vier Punkten: der Methodik samt Phasenmodell, der Sichtbarkeit des Fortschritts für den Kunden, der internen Qualitätssicherung mit Reviews, Tests und Freigaben, und der Dokumentation von Entscheidungen, Änderungen und Ergebnissen.
Im Fachgespräch stellen wir vier Fragen. Wir wollen wissen, ob der Anbieter seinen eigenen Prozess ohne Umschweife beschreiben kann und ob es definierte Meilensteine und benannte Ergebnisse pro Phase gibt. Wir fragen ausserdem, wie geprüft wird, bevor etwas ausgeliefert wird, und woran ein Kunde mitten im Projekt erkennt, wo er steht. Anbieter, die hier ins Stocken geraten, arbeiten meist ohne festen Ablauf.
Kommunikation und Referenzen tragen 40 Prozent
Bei der Kommunikation messen wir Reaktionszeit und Erreichbarkeit, die Klarheit der Sprache, die Bereitschaft, Probleme früh anzusprechen, und die Verlässlichkeit bei Zusagen. Wir beginnen die Prüfung bereits mit unserer ersten Anfrage. Wie schnell und wie vollständig kommt die Antwort? Wir halten fest, ob Fachbegriffe erklärt oder vorausgesetzt werden und ob Erwartungen ausgesprochen oder stillschweigend unterstellt bleiben. Wo Referenzkunden unzufrieden sind, geht es in unseren Gesprächen selten um das Fachliche.
Die zweiten 25 Prozent liegen bei den Referenzen, und sie sind der aufwendigste Teil der Prüfung.
Wir kontaktieren mindestens drei Referenzkunden persönlich und führen ein strukturiertes Interview zu Prozess, Ergebnis und Kommunikation. Dabei interessiert uns die Relevanz der Projekte, also ob sie in Komplexität und Zuschnitt dem entsprechen, was typische Kunden nachfragen. Wir fragen nach der Dauer der Zusammenarbeit, weil wiederkehrende Aufträge mehr über einen Anbieter sagen als eine einzelne gelungene Lieferung. Wir fragen auch nach dem Moment, in dem etwas schiefging.
Wie eine Firma mit ihrem eigenen Fehler umgegangen ist, verrät mehr als jede Selbstdarstellung. Worauf es bei solchen Auskünften ankommt, haben wir in unserem Leitfaden zum Prüfen von Referenzen ausführlicher beschrieben.
Integrität und Konsistenz: die letzten 15 Prozent
Bei der Integrität mit 10 Prozent halten wir vier Beobachtungen fest. Wir prüfen, ob der Anbieter Preise, Prozesse und Einschränkungen von sich aus nennt und ob er auch über Risiken und Nachteile spricht. Dazu kommt, ob er von Projekten abrät, für die er die falsche Adresse ist, und wie er auf Kritik und auf eigene Fehler reagiert. Anbieter, die ihre Grenzen schriftlich benennen, geraten seltener in Streit über den Leistungsumfang. Wer dagegen jedes Projekt annimmt, sagt damit auch etwas über seine Auslastung.
Konsistenz mit 5 Prozent ist die kleinste Gewichtung und trotzdem die, an der viele scheitern. Wir sehen uns mehrere Projekte über einen längeren Zeitraum an, prüfen, ob die Qualität auch bei wechselnden Personen im Team stabil bleibt, und verlangen dokumentierte interne Standards. Das Feedback holen wir bei Kunden aus verschiedenen Phasen der Firmengeschichte, nicht nur bei den zuletzt gewonnenen. Firmen, die schnell gewachsen sind, fallen hier am häufigsten auf: Der Name auf der Offerte bleibt derselbe, die Person, die das Projekt führt, wechselt, und genau diesen Bruch wollen wir sichtbar machen.
Wir nehmen niemanden wegen eines einzigen gelungenen Projekts auf.
Vom Erstgespräch zur Entscheidung
Zwischen Erstgespräch und Entscheidung liegen im Normalfall 4–6 Wochen. Zuerst klären wir, ob eine Detailprüfung überhaupt lohnt, anhand von Empfehlungen aus dem bestehenden Netzwerk, der Reputation in Verbänden und bei Auszeichnungen, der öffentlichen Darstellung und branchenrelevanter Zertifizierungen. Anbieter, die an dieser Vorauswahl scheitern, durchlaufen die vier folgenden Stufen gar nicht erst. Wer die Hürde nimmt, legt Unterlagen vor: einen Handelsregisterauszug, den wir über zefix.admin.ch gegenprüfen, die einschlägigen Zertifikate, ein Portfolio oder ausgearbeitete Fallbeschreibungen und eine Referenzliste mit Kontaktdaten.
Jedes Dokument prüfen wir auf Vollständigkeit, Aktualität und Relevanz. Danach telefonieren wir mit den Referenzkunden. Anschliessend folgt das Fachgespräch mit dem Anbieter selbst, in dem wir Arbeitsweise, fachliche Tiefe, Kommunikationskultur und Selbstverständnis mit gezielten Fachfragen abklopfen. Wir protokollieren dieses Gespräch und werten es entlang der sechs Dimensionen aus. Zuletzt tragen wir alles in das Raster ein und entscheiden.
In den Referenzgesprächen stellen wir immer dieselben sechs Fragen. Wir fragen, wie die Zusammenarbeit verlief, ob die Erwartungen erfüllt oder übertroffen wurden und wie kommuniziert wurde. Wir fragen weiter, ob Zeit- und Kostenrahmen hielten, welche Probleme auftraten und wie sie gelöst wurden, und ob der Kunde denselben Anbieter erneut beauftragen würde.
Wir entscheiden danach und begründen den Entscheid in beide Richtungen. Wie eine Bewerbung praktisch abläuft und welche Unterlagen wir vorab sehen wollen, steht in unserem Ablauf für Bewerbungen.
Was ausserhalb des Rasters bleibt
Vier Merkmale lassen wir bewusst aussen vor:
- Der Stundensatz oder Pauschalpreis einer Leistung
- Die Zahl der Mitarbeitenden
- Der Standort, ausser in Branchen mit zwingendem Vor-Ort-Bezug
- Die Gestaltung der eigenen Website
Den Preis bewerten wir nicht. Ein Anbieter muss bei uns nicht günstig sein, er muss sein Preis-Leistungs-Verhältnis nachvollziehbar herleiten können.
Kleine Teams erreichen dieselben Bewertungen wie grosse Agenturen, weil keine Dimension nach Kopfzahl fragt. Ein Zweipersonenbetrieb mit dokumentiertem Prozess und drei belastbaren Referenzen erfüllt dasselbe Raster wie ein grosses Haus. Den Standort berücksichtigen wir nur dort, wo Kundinnen und Kunden physische Nähe brauchen, etwa bei einer Sanierung oder einer Behandlung vor Ort. In allen anderen Fällen fragen wir nicht danach, wie weit ein Anbieter vom Kunden entfernt sitzt.
Bleibt die Selbstdarstellung. Eine gestalterisch starke Website sagt uns nichts über die Arbeit dahinter, und in mehr als einem Fall verdeckt sie das Fehlen von Referenzen. Wir prüfen die Substanz und lassen die Oberfläche unbewertet.
Wann wir ablehnen und wieder entfernen
Wir lehnen regelmässig Anbieter ab, die solide arbeiten. Fünf Gründe nennen wir dabei immer wieder. Fehlende Spezialisierung, weil Generalisten selten in allen Feldern gleich stark sind; Behauptungen ohne Nachweise; Referenzen, die zwischen sehr gut und sehr schlecht schwanken. Dazu unklare Preise mit vagen Leistungsbeschreibungen und die schlichte Unlust, den Prüfprozess überhaupt zu durchlaufen.
Wer abgelehnt wird, arbeitet deswegen nicht schlecht. Warum wir trotzdem Nein sagen, haben wir gesondert erklärt: nicht jeder gute Anbieter wird gelistet.
Wir sprechen die Aufnahme nicht auf Dauer aus. Wir prüfen regelmässig nach, ob Zertifikate und Qualifikationen noch gültig sind, welche neuen Kundenrückmeldungen vorliegen und ob sich die Arbeit des Anbieters verändert hat. Wer die Standards nicht mehr erfüllt, wird entfernt.
Wir halten uns an vier Punkte, damit das Raster überhaupt etwas bedeutet: keine bezahlten Platzierungen, keine Vermittlungsprovisionen und die Offenlegung jeder Verbindung zwischen uns und einem gelisteten Anbieter. Der vierte Punkt ist der redaktionelle. Wir bewerten jeden Anbieter entlang der sechs Kriterien, auch den, mit dem wir selbst gern zusammenarbeiten würden. Was das im Alltag heisst, beschreibt unser Text zur redaktionellen Unabhängigkeit.
Wir legen das Raster offen, damit Sie es gegen jedes andere Verzeichnis halten können, auf dem ein Anbieter erscheint. Wie die Kuratierung insgesamt abläuft, von der ersten Empfehlung bis zur Nachprüfung im laufenden Betrieb, steht im redaktionellen Auswahlprozess.